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Outlook : Gagnez en efficacité et en temps en gérant mieux vos mails et vos priorités

La gestion de votre temps et de vos priorités est importante au quotidien : Outlook est l’outil incontournable qui vous aidera à vous organiser de manière efficace !
Cette session très complète allie de multiples conseils liés à la gestion du temps et la découverte approfondie d’Outlook.

Niveau

Avancé

Objectifs

Grâce à cette formation, principalement basée sur la pratique, vous obtiendrez:

  • Une meilleure gestion de votre temps, de vos priorités et de vos projets
  • Une meilleure gestion de vos mails
  • Des conseils pratiques adaptés à vos besoins
  • Une plus grande maîtrise des multiples possibilités offertes

Contenu

Configuration Outlook – Options et paramètres
Environnement Outlook
  • Messagerie, tâches, calendrier, contacts, notes, journal, dossiers de recherche, dossiers publics, affichages, favoris …
  • Créer et modifier des vues en Outlook
  • Recherche de données dans Outlook : filtrage et options de recherche avancée, formatage automatique : couleurs et règles
Messagerie
  • Communiquer avec Outlook : rédiger et envoyer un message, joindre un fichier à un message, demander un accusé de réception, répondre à un message, transférer un message
  • Ecrire des objets/ sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi
  • Paramétrer une signature automatique
  • Gérer sa boîte de réception et l’organiser de manière optimale
    o Méthode BDD – Base de données
    o Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer (en utilisant des dossiers et des sous-dossiers)
  • Utiliser des modèles et les « Pièces rapides » pour les messages répétitifs
  • Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages, quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés.
  • Organiser ses dossiers et archiver
  • Comment personnaliser Outlook pour répondre à vos besoins ?
  • Comment personnaliser l’affichage des informations ?
  • Utiliser les catégories de couleur pour mieux s’organiser
  • Comment établir et gérer les règles qui permettent à Outlook de travailler à votre place dans certains cas ?
  • Gestionnaire d’absence
  • Gestion efficace de la boîte emails : répertoires, catégories, tri de données, mettre de l’ordre dans la boîte de réception, filtrage spam-mail
Contacts
  • Créer des contacts
  • Regrouper des contacts par catégorie
  • Partager des contacts
  • Gestion efficace des contacts : action émanant / à l’intention des personnes de contact : lien entre les personnes de contact, partager un agenda, effectuer une tâche…
Tâches
  • Créer une liste de tâches
  • Suivre des tâches
Calendrier
  • Les différents affichages
  • Créer, supprimer ou modifier des rendez-vous
  • Créer des rendez-vous récurrents
  • Partager des calendriers
  • Inviter d’autres personnes à une réunion via Outlook et gérer les réponses
  • Définir une échéance ; les rappels
  • Collecter par un bouton de vote
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous
Trucs et astuces pour mieux gérer son temps et ses priorités

Délivrable

Les participants recevront une attestation de participation.

Formule

Cette formation peut s’organiser au sein de vos locaux pour un groupe de personnes. Le programme, le planning et le matériel sont déterminés de commun accord.

Remarques

Certaines de nos formations sont dispensées en français, néerlandais, anglais (sur demande).

Témoignages

- Bonne communication.
- Exercices adéquats.
- Convivialité.

Isabelle M. - IPALLE (2022)

L'information transmise, bon timing, bonne maîtrise du sujet, bonne ambiance.

Elena T. - NLMK (2022)

Formation dynamique, instructive, orientée solution pour gagner du temps. Top!

Virginie L. - NLMK (2022)

Points forts de la formation :
- Niveau accessible
- Formateur prêt à répondre aux questions
- Matériel

Paola C. - Les Amis des Aveugles (2022)

Très clair
Adapté au travail
Truc et astuces permettant d'optimiser son temps

Romain B. - Commune de Tournai (2022)

Explications parfaites
Découverte d'utilisation totalement inconnue par moi même
Très belle formation.

Murielle S. - Commune de Tournai (2022)
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